ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
KONFERENCJA NAUKOWA
SEKCJI WAD ZASTAWKOWYCH SERCA
POLSKIEGO TOWARZYSTWA KARDIOLOGICZNEGO
miejsce i data:
Katowice, 9 czerwiec 2012 r. (sobota)
Organizator:
Sekcja Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Komitet Organizacyjny:
Dr.hab.med Tomasz Kukulski
Dr.n.med Mariola Szulik
Lek.med.Andrzej Kubicius
Mgr Natalia Kandora
Mgr Lucyna Broja
Adres komitetu organizacyjnego:
Śląskie Centrum Chorób Serca
Klinika i Katedra Kardiologii, Wrodzonych Wad Serca i Elektroterapii
Pracownia Echokardiografii Dorosłych
41-800 Zabrze; ul. Curie – Skłodowskiej 9
tel.: 32 37 33 622; fax – 32 37 33 792
email: tomasz.kukulski@sccs.pl; mszulik3@wp.pl
Szanowni Państwo,
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne - Sekcja Wad Serca zamierza powierzyć organizację:
„Konferencji Sekcji wad Serca PTK 2012”
Termin konferencji: 9 czerwiec 2012
Miejsce konferencji:
Katowice – Hotel Angelo
ul. Sokolska 24
40-086 Katowice

Przewidywana liczba uczestników: 250 – 300

Celem jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Zaprasza się więc do składania ofert na organizację wskazanej wyżej konferencji, przy czym do głównych zadań wykonawcy należeć będą:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Współpraca z obsługą hotelu Angelo i koordynacja działań hotelu w zakresie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia
i systemu dla przyjmowania prezentacji (nagłośnienie sal, ekrany, projektory multimedialne, odpowiedni sprzęt komputerowy) – zadania te należą do obsługi hotelu Angelo.
3. Korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie rozkładania i składania stoisk oraz koordynacja w przygotowaniu miejsca na wystawę firm farmaceutycznych.

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji (zróżnicowane opłaty) z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą (również w trakcie konferencji), obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom konferencji.
2. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji oraz wystawianie faktur z tego tytułu , rezerwacja hotelu dla zaproszonych gości konferencji, Członków Zarządu Głównego PTK.
3. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną.
4. Pomoc w rezerwacji i zakupie biletów lotniczych dla Gości zagranicznych, w tym korespondencja z tym związana.
5. Współpraca z Komitetem Organizacyjnym konferencji w zapewnieniu miejsc noclegowych wykładowcom.

Zadanie 3:
1. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu konferencji przygotowanie do druku oraz wydrukowanie programu konferencji, zaprojektowanie i wykonanie imiennych identyfikatorów dla uczestników konferencji, zaprojektowanie i wykonanie imiennych certyfikatów dla uczestników konferencji.
2. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami.
3. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji.
4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne.
5. Przygotowanie, druk i rozesłanie komunikatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
6. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
7. Ubezpieczenie konferencji;
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Informacje ogólne
1. Konferencja powinna odbyć się 9 czerwca 2012 r.
2. Przewidywana liczba uczestników konferencji: 250-300 osób
3. Umowę na organizację konferencji uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
4. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.
5. PTK zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania uczestników niniejszego postępowania o podjętej decyzji.
6. Planuje się organizację sesji w jednej sali wykładowej.
7. Do niniejszego postepowania, w tym do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo wypis z Krajowego Rejestru Sądowego wystawione nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty ,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać,
f. określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem;
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji, a jeżeli oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą, dokument lub dokumenty wystawione zgodnie
z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce za-mieszkania, potwierdzające, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym i nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości, oraz że nie jest w stanie likwidacji, podając jednocześnie podstawę prawną wystawienia tych dokumentów oraz ewentualnie pełnomocnictwa;
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
j. referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej
trzech imprez z udziałem środowiska medycznego podobnych do konferencji.

3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.
5. Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań w zakresie organizowania podobnych konferencji.

Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:
- Cena
- Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z sekcjami Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
- warunki finansowe pozostałych, podanych wyżej aktywności (a w tym ogłoszenia w mediach, druk plakatów, zaproszeń i programów);
- obsługa recepcyjna i multimedialna;
- honorarium za usługę – w tym sposób rozliczania z komitetem organizacyjnym.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
Niniejsze postępowanie przebiegać będzie dwu etapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 20.02.2012 r.
Termin związania ofertą: 15 marca 2012 roku
Otwarcie ofert i rozstrzygnięcie: 28.02.2012 r.
Planowane podpisanie umowy:01.03.2012 r.

Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane
do reprezentowania oferenta, należy przesłać w terminie do dnia 20.02.2012 r. na adres:
Tomasz Kukulski
Śląskie Centrum Chorób Serca
Klinika i Katedra Kardiologii, Wrodzonych Wad Serca i Elektroterapii
Pracownia Echokardiografii Dorosłych
Ul. M. Curie - Skłodowskiej 9
41-800 Zabrze