Szanowni Państwo,
Sekcja Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„Wiosenną Konferencję Sekcji Rytmu Serca PTK 2012.
Termin Kongresu: 29 maja – 1 czerwca 2012 r.
Miejsce Kongresu : Kołobrzeg – Hotel „Aquarius”/”Leda”
Przewidywana liczba uczestników: ~ 350-450
Organizację Konferencji Zarząd Sekcji Rytmu Serca pragnie powierzyć profesjonalnej firmie
z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Kongresu należeć będzie:
1. Rejestracja uczestników (przez internet i na miejscu obrad), pobieranie opłaty
konferencyjnej (w tym umożliwienie płatności kartą na miejscu konferencji),
wystawianie faktur uczestnikom konferencji
2. Przygotowanie identyfikatorów dla uczestników
3. Pakowanie i wydawanie materiałów konferencyjnych w miejscu obrad
4. Zaprojektowanie logo konferencji
5. Przygotowanie strony WWW konferencji z informacjami dla uczestników i
wystawców
6. Rezerwacja i zakup w imieniu Komitetu Organizacyjnego biletów lotniczych dla
zagranicznych Gości konferencji, zapewnienie transferu z i na lotnisko
7. Korespondencja z wykładowcami i prezentującymi prace oryginalne w zakresie
informacji o terminie prezentacji oraz rezerwacji miejsc hotelowych.
8. Współpraca z Komitetem Organizacyjnym w zapewnieniu miejsc noclegowych
wykładowcom.
9. Zapewnienie noclegów uczestnikom konferencji nie będących Gośćmi Komitetu
Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez uczestników) oraz
wystawianie faktur z tego tytułu
10. Pośredniczenie w wykupieniu obiadów przez uczestników konferencji nie będących
Gośćmi Komitetu Organizacyjnego i wykładowcami (płatne indywidualnie przez
uczestników)
11. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z
przygotowanie pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
12. Pomoc w rozplanowaniu wystawy firm uczestniczących w konferencji
Oferty (w formie papierowej i wersji elektronicznej), podpisane przez osoby umocowane
do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 23 grudnia 2011 r. do
godziny 09:00 na adres:
Sekcja Rytmu Serca
I Klinika Kardiologii
ul. Długa 1/2, 61-848 Poznań
z dopiskiem „SRS 29.05.-1.06.2012”.
Oferta winna zawierać informacje w/g wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędne w
przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny
oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty
(umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem
terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego
ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji;
5. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej
trzech tego typu imprez z udziałem środowiska medycznego.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie
wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez
konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania
ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Sekcji Rytmu Serca PTK.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:
- I złożenie oferty;
- II spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji.
Komisja Konkursowa może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny
Komitet Organizacyjny
Wiosennej Konferencji Sekcji Rytmu Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z
uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
Załącznik do "Zaproszenie do składania ofert"
FORMULARZ KOSZTORYSU – Wiosenna Konferencja Sekcji Rytmu
Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Liczba uczestników ca. 350‐450 osób
Zadanie ……… cena netto
Pozycja 1
Pozycja 2
…
Pozycja n
RAZEM