Dzisiaj jest Wtorek 23.01.2018 06:59:43
Zapytanie ofertowe na organizację Konferencji SITKiR PTK
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji
(SITKiR) organizuje:

„VI Konferencję i Warsztaty Sekcji Intensywnej Terapii i Resuscytacji Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.


Termin konferencji:
20-21 kwietnia 2018 r.
Miejsce konferencji: Katowice
W dniu 20 kwietnia:
Sześć warsztatów tematycznych w godzinach porannych i popołudniowych, jednocześnie odbywających się na 6-ciu oddzielnych salach, każda mogąca pomieścić minimum 30 osób
W godzinach późno popołudniowych 1 sesja wykładowa, przewidywana liczba uczestników: 200
W dniu 21 kwietnia:
Wykłady przez cały dzień na jednej sali, przewidywana liczba uczestników: 350
Warsztaty tematyczne jak w dniu poprzednim – maksymalnie 2 jednocześnie

Organizację konferencji Sekcja ITKiR PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
3. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
4. Przygotowanie i obsługa VIP room’u
5. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
6. Pomoc w organizacji specjalistycznych warsztatów tematycznych podczas konferencji

Zadanie 2:

1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną dla uczestników.
4. Zorganizowanie zakwaterowania dla Wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 50 osób)
5. Zorganizowanie kolacji dla Wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 20 kwietnia 2018 r.

Zadanie 3:

1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi i Wykładowcami
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w
ciągu miesiąca od podpisania umowy).
3. Współpraca w prowadzeniu strony SITKiR na portalu PTK.
4. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne, konferencje medyczne)
5. Przygotowanie i wydanie uczestnikom materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
6. Przygotowanie i dystrybucja certyfikatów uczestnictwa w konferencji.
7. Opracowanie logo konferencji (w ciągu 14 dni od podpisania umowy).
8. Druk i rozesłanie plakatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z formularzami rejestracyjnymi.
9. Ubezpieczenie konferencji.
10. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5. Szczegółowe określenie przedmiotu oferty, wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
7. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
8. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej z PTK.

Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa komisja złożona z członków Sekcji ITKiR PTK.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 20.10.2017 r. do godziny 15.00 na adres:

Dr hab. n. med. Marek Gierlotka
III Katedra i Oddział Kliniczny Kardiologii ŚUM
Śląskie Centrum Chorób Serca
ul. M. Curie-Skłodowskiej 9
41-800 Zabrze


Z dopiskiem: Konferencja SITKiR Katowice 20-21.04.2018 r.

Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- ryzyko finansowe dla Sekcji ITKiR
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów:

Rodzaj kosztów:
1. Warunki wynajmu sal wykładowych w centrum konferencyjnym (wynegocjowane ceny – cena sal, cena m2 powierzchni wystawowej)
2. Wyposażenie techniczne miejsca konferencyjnego
3. Materiały konferencyjne
4. Informacja o konferencji
5. Obsługa konferencji
6. Noclegi
7. Catering
8. Inne koszty
9. Honorarium

Harmonogram:

Termin składania ofert: do 20.10.2017 r.
Otwarcie Ofert: 23.10.2017 r.
Ogłoszenie wyniku 27.10.2017 r.
Podpisanie umowy 30.10.2017 r.

Komitet Organizacyjny V Konferencji Intensywnej Terapii Kardiologicznej i Resuscytacji –
20-21.04.2018r. Katowice

Dr hab. n. med. Marek Gierlotka
Dr n. med. Przemysław Trzeciak
Dr hab. n. med. Agnieszka Tycińska

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.


Dr hab. n. med. Marek Gierlotka
 
Pobierz załączniki (1):