Dzisiaj jest Środa 01.04.2020 10:43:42
Zaproszenie do składania ofert na organizację II Forum Serce Pacjenta Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Szanowni Państwo,

I.
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne zamierza zorganizować:

Konferencję: II Forum Serce Pacjenta
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja") Termin Konferencji: 19.09.2020
Miejsce Konferencji: Kraków
Przewidywana liczba uczestników Konferencji: 500 osób


II.
Organizację Konferencji II Forum Serce Pacjenta pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem. Do głównych zadań wybranego do organizacji Konferencji podmiotu należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Wynajem przestrzeni i sal na miejsce obrad Konferencji i wystawę firm.
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb Konferencji, w tym zorganizowanie pokoju dla wykładowców oraz przestrzeni na ekspozycję stanowisk organizacji pacjenckich (przewidywana liczba stoisk — 15).
3. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu, w tym pokoju wykładowców i zaproszonych Gości, wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji, przy zachowaniu możliwości podłączania komputerów prezenterów bezpośrednio na mównicach.
4. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników Konferencji.
5. Przygotowanie wystawy firm wystawienniczych oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych.
6. Wykonanie projektu, zakup i spakowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
7. Przygotowanie identyfikatorów dla zaproszonych Gości, wykładowców i uczestników konferencji.
8. Profesjonalna dokumentacja fotograficzna całej Konferencji z uzyskaniem zgód na korzystanie z wizerunków i przeniesieniem autorskich praw majątkowych praw do zdjęć na rzecz PTK.

Zadanie 2:
1. Rejestracja, bez udziału PTK, uczestników Konferencji i uczestników warsztatów drogą elektroniczną i w czasie Konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych i certyfikatów uczestnictwa. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z uczestnikami Konferencji.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników Konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Konferencji, z możliwością noclegu dla uczestników w miejscu Konferencji lub bliskiej lokalizacji oraz rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości Konferencji (ok. 20 osób).
4. Zapewnienie transportu dla wybranych wykładowców.
5. Zapewnienie rezerwacji hotelowej drogą elektroniczną.
6. Przygotowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników Konferencji dniu 19.09.2020 roku.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi i wykładowcami, w tym
możliwość przesyłania drogą elektroniczną streszczeń prac wykładów i oryginalnych.
2 Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji, stworzenie i prowadzenie profilu
Konferencji na stronie www.facebook.pl.
3. Szeroka informacja o Konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne).
4. Przygotowanie, wydruk, wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji.
5. Opracowanie logo Konferencji.
6. Ubezpieczenie Konferencji.
7. Przygotowanie niezbędnych projektów umów i dokumentów formalno-prawnych i współpraca w tym zakresie z radcą prawnym PTK.
8. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
9. Zabezpieczenie dobrej bieżącej współpracy z Komitetem Organizacyjnym.

Informacje ogólne:
1. Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie.
2. Umowę z wybranym do organizacji Konferencji podmiotem uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron.
3. Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty lub jej elementów, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 Kodeksu cywilnego. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do PTK.

IV.
Informacje szczegółowe dotyczące składanej oferty:
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta winna zawierać informacje wg wykazanej poniżej specyfikacji, niezbędnej w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy.
1) Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie/informacja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2) Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta.
3) Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4) Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
5) Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej trzech tego typu konferencji naukowych z udziałem środowiska medycznego.
6) Szczegółowe określenie przedmiotu oferty.

4. Jako załącznik do oferty, stanowiący jej część integralną, należy przedstawić koszty z uwzględnieniem poszczególnych punktów zapytania w ramach zadań.
5. Wskazanie podwykonawców, jeśli oferent zamierza z nich skorzystać.
6. Oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań.
7. Określenie ceny wykonania zamówienia wraz ze sposobem obliczenia ceny oraz kosztorysem.
8. Oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w niniejszym postępowaniu ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, żadnych roszczeń związanych z niniejszym postępowaniem oraz złożoną ofertą, w tym związanych z nie wybraniem oferty oferenta lub nie wybraniem żadnej oferty, a także związanych z ewentualnym unieważnieniem niniejszego postępowania.
9. Każda oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie o brakujące dane.

V.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.
Postępowanie przebiegać będzie dwuetapowo:
- I etap złożenie oferty;
- II etap spotkanie z oferentami wybranymi w pierwszym etapie kwalifikacji. PTK może zrezygnować z II etapu postępowania bez podania przyczyny.

VI.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 15.01.2020 z dopiskiem: II Forum Serce Pacjenta na adres:

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Zarząd Główny
ul. Stawki 3 A lok. 1-2
00-193 Warszawa


oraz równolegle w wersji elektronicznej należy przesłać na adres mailowy:
e-mail: ewa.straburzynska-migaj@skpp.edu.pl oraz marta.kaluzna@wp.pl
 
Pobierz załączniki (1):