Dzisiaj jest Środa 01.04.2020 10:59:24
Zapytanie ofertowe na organizację „83 Wiosennej Konferencji Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego/XII Konferencji „Kardiologii Polskiej”
Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, organizuje:

„83 Wiosenną Konferencję Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego/XII Konferencję „Kardiologii Polskiej” .

Termin konferencji: 15-16 maja 2020r.

Miejsce konferencji: Hotel NARVIL, Serock

Przewidywana liczba uczestników: 600

Organizację konferencji PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Współpraca z obiektem w zakresie:
a) Aranżacji obiektu i sal wykładowych dla potrzeb konferencji;
b) Zapewnienia obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji. Jeżeli w/w obsługa, przygotowanie pomieszczeń oraz systemu do przyjmowania prezentacji jest w gestii hotelu NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających;
c) Zabezpieczenia przed salami wykładowymi monitorów z programami danej sesji. Jeżeli monitory zapewnia hotel NARVIL do zadań firmy należy sprawdzenie poprawności działania i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków technicznych zapewnienie we współpracy z hotelem NARVIL odpowiednich działań naprawczych/uzupełniających ;

d) Zapewnienia obsługi cateringowej dla uczestników konferencji;
e) Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych. Zapewnienie wyświetlania na monitorach przed salami wykładowymi ew. reklam firm sponsorujących Wiosenną Konferencję PTK
2. Zakup identyfikatorów;
3. Certyfikacja udziału w Konferencji w formie papierowej w miejscu odbywania się Konferencji lub mailowo. Możliwość samodzielnego pobrania certyfikatu ze strony internetowej Konferencji (po uprzednim zalogowaniu się).
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi;


Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów konferencyjnych;
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników konferencji w hotelu NARVIL i hotelach znajdujących się w najbliższej okolicy.
4. Zorganizowanie transportu dla osób zarejestrowanych elektronicznie na Wiosenną Konferencję PTK 2020 z Dworca Centralnego do hotelu NARVIL (piątek 15.05.2020) – przed rozpoczęciem Konferencji i z hotelu NARVIL do Dworca Centralnego (sobota, 16.05.2020) – po zakończeniu Konferencji


Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji, korespondencji oraz transportu zaproszonych Gości, wykładowców i prezentujących prace naukowe;
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy);
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne);
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji, który preferencyjnie powinien mieć formę elektronicznej aplikacji, z podanym sposobem zainstalowania jej na telefonie komórkowym, tablecie lub komputerze. Ramowy program konferencji w postaci wkładek do identyfikatorów.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Zadanie 4:
1. Współpraca z Red. Nacz. „Kardiologii Polskiej” w zakresie promocji pisma podczas Konferencji;
2. Zorganizowanie kawiarenki internetowej ze „strefą redakcyjną”;
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 10 listopada 2019 r. na adres:
Polskie Towarzystwo Kardiologiczne
Biuro Zarządu Głównego PTK
ul. Stawki 3 a lok. 1-2
00-193 Warszawa

z dopiskiem: „83 Wiosenna Konferencja PTK/ XII Konferencja „Kardiologii Polskiej”

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji, w tym szczególnie na rzecz PTK lub jego Asocjacji i Sekcji lub odbywających się pod auspicjami Asocjacji/Sekcji PTK.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK. Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa.

Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania
o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.


Komitet Organizacyjny
83 Wiosennej Konferencji PTK/ XII Konferencji „Kardiologii Polskiej”