Dzisiaj jest Środa 01.04.2020 11:12:57
Zapytanie ofertowe na organizację X Konferencji Sekcji Wad Wrodzonych Serca PTK
Szanowni Państwo,

Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Sekcja Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych organizuje:

„X Konferencję Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego”.

Termin konferencji: 28 marca 2020 r.

Miejsce konferencji: Warszawa Centrum (okolice Dworca Centralnego)

Przewidywana liczba uczestników: 200


Organizację konferencji Sekcja Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK pragnie powierzyć profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:

Zadanie 1:
1. Aranżacja sali wykładowej dla potrzeb konferencji, zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji
2. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników konferencji
3. Przygotowanie wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami kongresowymi

Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną oraz w czasie konferencji, z możliwością dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu, ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych.
3. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników konferencji, w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji (do 20 osób)
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu 27 marca 2020r.

Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji.
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.

Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z PTK.
Oceny ofert dokona Komisja Konkursowa złożona z członków Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych.
Ocenie podlegać będą:
- doświadczenie we współpracy z PTK przy organizacji imprez o podobnej liczbie uczestników
- warunki finansowe oferty/rodzaje kosztów.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania
o powziętej decyzji. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy składać w terminie do 30.10. 2019 r. do godziny 15-tej na adres:
Dr hab. n. med. Grażyna Brzezińska-Rajszys
Instytut „Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka”
Klinika Kardiologii
Al. Dzieci Polskich 20
04-730 Warszawa

Z dopiskiem: X Konferencja Wad Wrodzonych Serca Warszawa 28.03.2020

Harmonogram:
Termin składania ofert – do 30.10.2019 r.
Otwarcie ofert – 04.11.2019 r.
Ogłoszenie wyniku – 06.11.2019 r.
Podpisanie umowy – 08.11.2019 r.

Komitet Organizacyjny X Konferencji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych – 28.03.2020 r. Warszawa
Dr hab. n. med. Grażyna Brzezińska-Rajszys
Przewodnicząca Zarządu Sekcji Wad Wrodzonych Serca u Młodocianych i Dorosłych PTK
Kierownik Kardiologii i Pracowni Interwencji Sercowo-Naczyniowych
Instytut "Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka"

Dr hab. n. med. Magdalena Lipczyńska
Klinika Wad Wrodzonych Serca Instytutu Kardiologii w Warszawie
Wszelkie zapytania dotyczące oferty proszę kierować na adres: drmlipczynska@gmail.com