Komitet Organizacyjny Konferencji Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego „Kardiologia Prewencyjna 2026" zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na organizację konferencji. Wolą Sekcji jest powierzenie organizacji konferencji profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem w organizacji wydarzeń podobnego typu. Wolą Sekcji jest organizacja tradycyjnej (stacjonarnej) konferencji. 

Przedmiot zapytania ofertowego

Organizacja konferencji naukowej Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego "Kardiologia Prewencyjna 2026 - nowości, wytyczne, wątpliwości", która odbędzie się w Krakowie w dn. 20-21 listopada 2026 r. 

Przewidywana liczba uczestników: 600

Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni i co najmniej czterech sal na miejsce obrad i wystawę firm farmaceutycznych.
2. Aranżacja obiektu i sal wykładowych dla potrzeb Konferencji.
3. Przygotowanie co najmniej jednego kanału transmisji sesji (wykładów, debat). Transmisja sesji w czasie rzeczywistym. 
4. Nagranie wybranych sesji z możliwością ich emisji w późniejszym terminie.
5. Zapewnienie obsługi technicznej sal wykładowych i całego obiektu wraz z przygotowaniem pomieszczenia i systemu dla przyjmowania prezentacji.
6. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników i wykładowców Konferencji. Posiłki i przerwy kawowe o profilu prozdrowotnym. Catering powinien opierać się na zasadach racjonalnego żywienia. Nie dopuszcza się serwowania jako podstawowego asortymentu przerw kawowych produktów o niskiej wartości odżywczej, w szczególności słodyczy cukierniczych, wafelków, ciastek kremowych, wyrobów typu fast-food. Szczegółowe menu podlega akceptacji Zamawiającego przed wydarzeniem.
7. Przygotowanie sali i wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych.
8. Przygotowanie toreb z materiałami konferencyjnymi.
9. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną w czasie Konferencji, obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
10. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla uczestników Kongresu, w tym rezerwacja hotelu dla wszystkich zaproszonych Gości Konferencji, ok. 70 osób.
11. Rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla Gości zagranicznych.
12. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla Gości Konferencji (ok. 60-70 osób).
13. Przygotowanie bazy streszczeń prac oryginalnych zgłaszanych na Kongres poprzez przyjmowanie tekstów drogą elektroniczną, umożliwienie ich oceny przez recenzentów drogą elektroniczną, powiadomienie autorów o decyzji Komitetu Naukowego, przygotowanie programu naukowego do publikacji.
14. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami i prezentującymi prace naukowe.
15. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji.
16. Przygotowanie i wydanie materiałów konferencyjnych, w tym programu Konferencji.
17. Organizacja wydawania materiałów konferencyjnych uczestnikom.
18. Opracowanie identyfikacji wizualnej Konferencji.
19. Szeroka promocja Konferencji przed i w czasie jej trwania, zapewniająca dużą frekwencję.
20. W okresie pokonferencyjnym szeroka promocja tematów poruszanych w czasie Konferencji.

Informacje ogólne
1. Konferencja odbędzie się w Krakowie w dniach 20-21 listopada 2026 r. 
2. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Prewencji i Epidemiologii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub jej części (w tym na realizację tylko jednego zadania), nieprzyjęcia oferty bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji, a także prowadzenia negocjacji. 
3. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu stron. 
4. Z tytułu nieprzyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK, ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego.
5. Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.

Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferta powinna zawierać:
a. nazwę i adres oferenta,
b. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem oferty,
c. datę sporządzenia oferty, wskazanie i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania oferenta,
d. szczegółowe określenie przedmiotu oferty,
e. wskazanie terminu obowiązywania oferty,
f. określenie warunków finansowych realizacji przedmiotu oferty,
g. oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w konkursie ofert i niezgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, ani Sekcji Prewencji i Epidemiologii PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz ze złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania Ofertowego,
h. oświadczenie oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji,
i. oświadczenie oferentów składających wspólną ofertę o ich solidarnej odpowiedzialności przy wykonywaniu zobowiązań. 
3. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
4. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może zostać wezwany w wyznaczonym terminie do uzupełnienia oferty o brakujące dane.

Termin składania ofert w formie pisemnej: 19 IV 2026 r.

Ofertę, podpisaną przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta, należy przesłać na adres: 

Piotr Jankowski
Katedra i Klinika Chorób Wewnętrznych i Gerontokardiologii CMKP
ul. Czerniakowska 231
00-416 Warszawa

Informacje: 
Piotr Jankowski
tel.: 501348296
e-mail: piotrjankowski.eu@gmail.com 

Łączymy wyrazy szacunku

Komitet Organizacyjny Konferencji